Zendeskをよりプロアクティブに！エクレクト オリジナルアプリ「Batch Email Sender ： 一斉メール送信アプリ」

本コラムでは、Zendeskを利用する上でのコツやTips、サービスのアップデート情報などをご案内しています。

今回は、Zendeskからメールの一斉送信を可能にする、弊社のオリジナルアプリ『Batch Email Sender：一斉メール送信アプリ』について、ご紹介します。

Zendeskは、基本的にはお客さまからの問い合わせを受けて、効率よくレスポンスをすることに長けたシステムですが、「複数のお客さま宛に一斉に連絡をしたい。」という場合は、ご案内をしたいお客さまの数だけチケットを作成する必要があります。

例えば。

・お客さまに新製品や新サービスのご案内をしたい
・システムのバージョンアップや機能改修のご案内をしたい

など。このような際に便利にご活用いただけるのが、『Batch Email Sender：一斉メール送信アプリ』です。

Batch Email Senderをご利用の前に

本アプリは、事前準備として専用のマクロを作成する必要があります。マクロの説明欄に一斉メール配信文面の文字列を入力しておきます。あとは、通常のマクロ作成と同じです。ターゲットユーザー（マクロを使うエージェント）、挿入する件名およびコメントを入力しておきます。

なお、件名とコメントは利用時にアプリ画面で編集することもできます。そのため、都度マクロを新規作成したり、編集したりする必要はありません。マクロ登録時点では、お客さま向けのお知らせメールの雛形となる文面を登録しておくだけでも構いません。

基本的な使い方

• ＜1. 宛名リストを作成する＞

まずは、配信対象となるエンドユーザーリスト＝宛先リストを作成します。エンドユーザーをキーワード、メールアドレス、組織、タグの組み合わせで検索、配信対象とするユーザーを選定します。ちなみに、複数のタグで検索する際は、OR検索とAND検索の切替もできるようになっています。

なお、Zendeskのカスタムオブジェクト機能が利用可能なライセンスプランでご利用の場合は、自分以外のエージェントと保存した宛先リストを共有することも可能です。

＜2. 一斉メールを送信する＞

メール配信のタブを開いて、利用する宛先リスト、利用するマクロを選択します。この画面では、マクロで登録しておいた件名・本文の編集や装飾ができるようになっています。雛形として登録した文面を、適当な内容に編集しておきましょう。

件名・本文以外にも、送信元となる担当エージェント・サポートアドレスも設定できます。また、アプリにより生成されるチケットのステータスや、タグの追加もこの画面で設定できます。お客さまからの返信を期待するかどうかでステータスを決めたり、後々のチケット検索を考慮したタグ追加などしておくと便利です。

送信結果チェックが完了したら、生成されたチケットを確認してみましょう。今回は、終了ステータスのチケットが5通、一斉に生成されています。チケットのイベント欄を見てみると、メール配信用のトリガが発動しています。これで、無事にメール配信がおこなわれたことが確認できました。

Batch Email Senderの紹介動画

補足

本アプリは、Zendesk提供のAPI（create-many-tickets）を利用しています。今回はメール一斉配信＝チケット一斉生成用に利用しましたが、同種のAPIはその他にも、別サービスから同APIを叩いてチケットを自動生成する、などの連携にも応用ができます。Zendeskは豊富はAPIが用意されており、APIを利用することでZendesk活用範囲も大きく広がります。今後もアプリの話題をメインに、APIについても取り上げていきます。

エクレクトは、日本におけるZendeskの公認販売代理店および導入サポート企業として、最上位のプレミアパートナーに認定されています。最適なプランのご提案から導入支援、運用コンサルティング、システム連携、他システムからのデータ移行、拡張アプリケーション開発など、Zendeskに関わるすべてのサービスをワンストップで提供しています。

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