リスク管理に役立つ！メールの誤送信を防ぐ、エクレクトオリジナルZendeskアプリ「Public Comment Alert」

今回は、お客さま対応でのヒューマンエラーを防ぎ、リスク管理にも役立つZendeskアプリをご紹介します。

Zendeskに限らず、メールの送信時に宛先や本文を間違えてしまったり、送信直前に間違いに気づいて慌てて文面を修正したり。誰しも、そんなうっかりミスやヒヤリハットに心当たりがあるのではないでしょうか。

送信前に2度3度、内容をチェックすることは当たり前のルーティンかもしれませんが、ついつい忘れてしまったり、チェックしても抜け漏れがあったり・・・なかなか対策が難しいヒューマンエラーを防ぐために、エクレクトは便利なZendeskアプリを開発しました。

「誤字・脱字を減らしたい。」
「送信前のチェックに時間がかかっている。」
「誤送信によるインシデント発生を防ぎたい。」

このようなお困りごとを解決するZendeskアプリ「Public Comment Alert」をご紹介します。

Public Comment Alertアプリを導入すると、お客さまへのコメントを送信する前に、ポップアップで確認画面が表示されます。

宛先（TO・CC）のメールアドレスや件名、コメント内容、添付ファイルが表示されます。
内容を確認しながら、上部から下部へ、すべての項目にチェックをつけます。
忘れがちな添付ファイルの名称も、ここで確認できます。

すべての項目にチェックをつけたら、「送信」ボタンがクリック可能になります。
内容に不備があり、修正をしたい場合は「キャンセル」をクリックします。

確認画面は最大１分間表示され、１分を超えてしまうと自動的に送信はキャンセルされます。

確認項目は、設定でカスタムすることもできます。
送信元のメールアドレスや添付ファイルなど、運用によって不要な項目は確認対象から外しましょう。

Public Comment Alertは、本文・タイトルで「禁止ワード」を指定することもできます。

例えば、縁起の悪い文字・単語や、メールテンプレート（Zendeskでは「マクロ」機能で設定）に記載された「XX様」を指定して、変換ミスによるお客さまトラブルを事前に防ぐことができます。
ご利用者さまのなかには、「ご角煮（ご確認）お願いします」などの実際にあった誤変換ワードを指定して、再発を防止している事例もありました。

禁止ワードが含まれていると、対象ワードが赤色で表示されます。さらに、禁止ワードを含んだ状態では、「送信」ボタンが表示されません。

同様に、「必須ワード」の設定もできます。
指定した必須ワードが含まれていない場合、メッセージが表示され、修正するまでコメントを送信することができません。

最後に。今回は、誤送信の防止に役立つZendeskアプリ「Public Comment Alert」をご紹介しました。お客さま対応でのリスク管理を見直したいみなさまには、ぴったりな便利アプリとなっています。少しでもご興味をお持ちでしたら、お気軽に弊社までお問い合わせください。

▼アプリ紹介ページ
≫ メール誤送信防止アプリ：Public Comment Alert

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